Gestión del material en el laboratorio

La gestión del material en el laboratorio es un tema fundamental que suele pasar desapercibido o “de puntillas“. Incluso durante el desarrollo del CFGS de Laboratorio de Diagnóstico Clínico, la asignatura de Organización y gestión del área de trabajo asignada en la unidad/gabinete de laboratorio de diagnóstico clínico, que se impartía durante el primer curso, solía afrontarse como un trámite o como “asignatura RAM” (memorizar, aprobar y olvidar), sin la motivación con la que se afrontaban asignaturas como Hematología o Toma de Muestras.

Inmerso en el estudio de asignaturas apasionantes como la Hematología, la Bioquímica o la Microbiología, uno desea trabajar en un laboratorio clínico o de investigación, desarrollando las técnicas sin preguntarse siquiera la procedencia del material y su gestión. Sin entender una premisa tan sencilla como que sin material no hay laboratorio.

La gestión del material en el laboratorio es tan solo uno de los temas que englobaban esa asignatura RAM. Un tema esencial para el correcto funcionamiento de un Laboratorio Clínico y Biomédico.

Gestión del material en el laboratorio

Equipos, materiales y reactivos se usan en el día a día de un laboratorio clínico y biomédico. Dentro de los equipos encontramos los microscopios, las centrífugas, las cabinas de seguridad, el equipamiento de seguridad o los ordenadores. Dentro de los materiales encontramos las herramientas básicas de plástico o de vidrio como pipetas pasteur, tubos o portaobjetos. Y dentro de los reactivos encontramos los colorantes y los reactivos necesarios para el desarrollo de diversas técnicas. Solo son algunos ejemplos de un material necesario que necesita gestión… y presupuesto.

Las compras de materiales están reguladas por el RD 3/2011, de 14 de Noviembre. Dicho Real Decreto aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del sector público. La adquisición del material de laboratorio puede hacerse mediante un procedimiento abierto, restringido o negociado.

  • Procedimiento abierto: Todo empresario interesado podrá presentar una proposición, quedando excluida toda negociación de los términos del contrato con los licitadores.
  • Procedimiento restringido: Sólo podrán presentar proposiciones aquellos empresarios que, a su solicitud y en atención a su solvencia, sean seleccionados por el órgano de contratación. En este procedimiento estará prohibida toda negociación de los términos del contrato con los solicitantes o candidatos.
  • Procedimiento negociado: La adjudicación recaerá en el licitador justificadamente elegido por el órgano de contratación, tras efectuar consultas con diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato con uno o varios de ellos.

Clases de material según su localización de almacenamiento

Si atendemos al lugar de almacenamiento, existen dos clases de material:

  • Los destinados a la extracción. Se encuentran en el almacén general del centro y se distribuye al resto del hospital. El laboratorio también posee dicho material, sobre todo en lo referente a los diferentes tubos (hemograma, bioquímica, coagulación…).
  • Materiales propios del laboratorio. Los reactivos y los equipos se almacenan en el propio laboratorio. También existen pequeños almacenes en los laboratorios, algunos refrigerados, donde se almacenan reactivos y material.

Los almacenes y sus materiales deben ser gestionados mediante un sistema informático. Dicho sistema puede estar asociado al propio de validación del laboratorio, o ir aparte y estar accesible en determinados ordenadores. Es muy importante que las bases de datos estén duplicadas en servidores seguros, así no se perderán ante fallos de hardware, virus o robo de información por malware o troyanos.

Los reactivos irán asociados a un código de barras que permita su identificación, y debe disponerse de un stock que garantice la puesta en marcha de un sistema de reposición con entradas y salidas. Las reposiciones pueden ser periódicas, por pedido o de productos de caducidad corta.

Stock: Concepto y tipos.

Antes de comenzar a utilizar la palabra stock como algo estándar dentro de la gestión del material en el laboratorio, conviene conocer su significado y los tipos de stock que existen.

Si acudimos a la Real Academia de la Lengua Española, encontramos que la palabra stock significa lo siguiente:

Existencias (mercancías guardadas en un almacén).

Existen muchos tipos de stock, pero a nosotros nos interesa conocer tres tipos concretos:

  • Stock activo: También llamado stock de ciclo. Es el stock con el que se hace frente a las demandas normales de las actividades en el laboratorio.
  • Stock sobrante: No debe confundirse con el stock muerto. Este tipo de stock comprende el material en buen estado (no obsoleto) que ha dejado de necesitarse, pudiendo ser devuelto o canjeado a través del proveedor.
  • Stock de seguridad: Es la cantidad sobrante de un determinado material para hacer frente a una demanda puntual superior a la normal o a los retrasos imprevistos en la reposición del material. Si la demanda fuese superior al stock de seguridad se produciría la llamada rotura de stock, situación en la que dejaremos de tener el material necesario por ausencia en el almacén.

Gestión de stock en el almacén

La gestión del stock en el almacén debe incluir una serie de pautas:

  • Estimar las existencias que deben mantenerse en el almacén.
  • Hacer un seguimiento de los movimientos de cada artículo.
  • Elaborar fichas de almacén.
  • Realizar inventarios periódicos.
  • Valorar de forma contable los artículos almacenados.

Existe una tendencia general para reducir los costes. Ésta no es otra que mantener las cantidades del almacén al mínimo, ya que tener una gran cantidad de material almacenado presenta una serie de inconvenientes:

  • El valor económico inmovilizado es mayor.
  • Se dificulta la gestión de las existencias del almacén.
  • Mayor probabilidad de caducidad o deterioro, provocando pérdida económica y material.
  • Se encarece el mantenimiento del almacén.

Pero estamos ante un arma de doble filo, ya que si se realizan pedidos grandes de material se consiguen los siguientes beneficios:

  • Descuentos por grandes volúmenes de compra.
  • Disminución de los gastos de transporte y seguros del mismo al disminuir el número de pedidos necesarios.

Y además, tener unos niveles mínimos de almacén aumenta el riesgo de sufrir la rotura de stock.

Ahondando en la gestión del stock

Mantener los stocks necesarios supone una carga importante para hospitales, centros sanitarios y laboratorios. La inversión es elevada debido a la alta demanda de material, el almacenaje y su distribución. Es necesario realizar un control de los productos necesarios, intentando reducirlos (por temas de presupuesto) pero garantizando siempre su disponibilidad.

Para un adecuado control de stock es imprescindible contar con un sistema de información que nos facilite los siguientes datos:

  • Insuficiencia de stock. Productos con stock inferior al stock de seguridad.
  • Excesos de stock. Productos con stock superior al máximo estipulado.
  • Listado de artículos pendientes de entrega por los proveedores.
  • Roturas de stock.

Además, es imprescindible tener en cuenta otra serie de datos:

  • Control de fechas de caducidad.
  • Intervalos de tiempo entre pedidos.
  • Material de reserva.
  • Valoración de datos estadísticos.

1 comentario en “Gestión del material en el laboratorio

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