Almacenamiento y control de existencias en el laboratorio

En la anterior entrada vimos un esbozo general de la gestión del material en el laboratorio clínico y biomédico, con el concepto de stock y la necesidad de la existencia del almacén. A continuación ampliaremos el tema desarrollando el almacenamiento y control de existencias en el laboratorio.

Para ello es imprescindible conocer los conceptos de almacén y almacenamiento. Acudiendo a la RAE, nos encontramos con la siguiente definición de almacén:

Edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.

Es una definición que podríamos ampliar, ya que una sala o anexo de un edificio también puede servir como almacén. En cuanto a almacenamiento tenemos la siguiente definición:

Acción y efecto de almacenar.

Y almacenar se define de la siguiente manera:

1. Poner o guardar en almacén.
2. Reunir, guardar o registrar en cantidad algo.

Llegados a este punto podemos continuar desarrollando la funcionalidad del almacén, intentando adecuarlo al máximo al contexto del Laboratorio Clínico y Biomédico.

Funciones del almacén

Dentro de las funciones del almacén encontramos:

  • Reabastecimiento de materiales.
  • Recepción y registro de las entradas y salidas del material.
  • Rechazo del material que no cumpla los requisitos.
  • Acondicionar, proteger y conservar el material.
  • Evitar perdidas y deterioros del material.
  • Distribución del material.
  • Rotar stock para evitar caducidades.
  • Registro y control de los movimientos de los artículos.
  • Control del consumo de materiales.
  • Diseño y elaboración de la documentación utilizada en el almacén.

Sistemas de almacenamiento

  • Sistema cerrado: El acceso al almacén es restringido, para personal autorizado, con registro de entradas y salidas. Es un sistema de elevado coste, pero cuenta con la ventaja del control total. Es ideal para almacenes grandes.
  • Sistema abierto: El acceso al almacén es mucho más flexible, así como el recuento y la contabilidad del material. Su coste es menor, pero el control al no ser estricto puede dar lugar a descuadres en inventarios.

El sistema cerrado es muy utilizado en los almacenes generales de los hospitales y centros sanitarios. También en laboratorios grandes y centros de investigación reseñables. Los sistemas abiertos, por contra, son mejores para pequeños almacenes y pequeños laboratorios.

También existen almacenes que utilizan un sistema mixto. Cuentan con permisividad total en el acceso del personal, pero el control de las entradas y salidas es más estricto. Este tipo de sistemas mixtos se suelen utilizar en almacenes de reactivos, en especial los refrigerados, o en almacenes pequeños adjuntos a secciones de un laboratorio más grande. Suelen utilizar códigos de barras con pegatinas de “quita y pon” que favorecen el almacenamiento y control de existencias en el laboratorio con almacenes dispersos.

Clasificación del material del almacén

Existen tres tipos de clasificación muy utilizados, aunque hay que remarcar que no son los únicos que existen:

  • Según el valor del producto.
  • Según el uso del producto.
  • En función de las exigencias de almacenamiento.

Clasificación de stocks según el valor del producto

Se emplea el llamado método ABC o método de Paretto. Se divide en tres grupos:

  • Group A: Incluye artículos de elevado coste que, debido a ello, no se pueden almacenar en grandes cantidades. Requieren control para evitar que se agoten. Pertenecen a este grupo el material inventariable y los reactivos.
  • Grupo B: Incluye artículos en situación intermedia. El coste es menor que los artículos del grupo A y su almacenaje, por ende, es mayor. La mayor parte del material del laboratorio se sitúa en este grupo.
  • Grupo C: Incluye artículos de bajo valor económico que suele ser necesario en grandes cantidades. A este grupo pertenece el material fungible, que veremos a continuación.

Clasificación de stocks según el uso del producto

Se clasifica en dos grupos:

  • Material fungible: Tienen un periodo de vida corto, ya sea de un solo uso o de varias utilizaciones. A este grupo pertenece el material desechable del laboratorio, como los portaobjetos, los cubreobjetos, las puntas de micropipeta, tubos de ensayo, pipetas pasteur… La gran mayoría de este material es de plástico.
  • Material inventariable: Materiales de poco uso y/o de elevada consistencia. Son reparables y tienen un periodo de vida considerablemente largo, además de ser de mayor coste económico. Dentro de este grupo encontramos el mobiliario, los microscopios, autoanalizadores, centrífugas, micropipetas, pipetas…

Clasificación de stocks según las exigencias de almacenamiento

  • Materiales sin exigencias especiales: Requieren condiciones mínimas de almacenamiento. Temperatura, ventilación y humedad dentro de los márgenes estipulados, además de desratitación y desinsectación. El material debe estar a salvo de riesgos eléctricos o vibraciones que puedan dañarlo.
  • Material estéril: Requieren condiciones que mantengan la esterilidad del artículo. Se deberá controlar el periodo de caducidad, los indicadores de esterilidad, la rotura o el deterioro de los envases.
  • Material lábil: Son sustancias o productos que se deterioran fácilmente con la acción de diferentes agentes físicos. Se divide en los siguientes subgrupos:
    • Productos perecederos: Cuentan con fecha de caducidad y tienen un periodo de caducidad inferior a 5 años desde la fecha de fabricación.
    • Productos termolábiles: Se alteran por la acción del calor. Si el producto debe refrigerarse o congelarse, el sistema encargado de dicha acción debe contar con termómetro, sistema de alarma para rango de temperatura y un generador automático que salte en ausencia de corriente eléctrica.
    • Productos fotosensibles: Se alteran por la acción de la luz directa. Están protegidos por recipientes especiales, como pueden ser recipientes tintados, que impiden la entrada de la luz. Además, deben guardarse, a ser posible, en armarios cerrados. En ausencia de recipiente especial se puede emplear un envoltorio de material reflectante, como puede ser el papel de aluminio.
    • Productos higroscópicos: Se alteran por medio de la humedad. Están protegidos por recipientes especiales y sistemas de mantenimiento en seco. Pueden guardarse en armarios lejos de áreas húmedas, en un desecador o requerir el uso de un equipo deshumidificador.
  • Materiales peligrosos: Son productos que presentan algún tipo de riesgo. La peligrosidad se identifica mediante pictogramas, como los productos explosivos, inflamables, irritantes, radiactivos, etc.
  • Material caducado o defectuoso: Material rechazado por no haber superado los controles de calidad o por hallarse caducado. Por tanto, debe ser eliminado del almacén. Se almacenarán separados del resto del material hasta su eliminación (devolución, destrucción o reacondicionación).

Almacenamiento y control de existencias en el laboratorio

Además de la propia cualidad del almacenamiento, un almacén debe efectuar el control de existencias mediante el registro y el control de movimiento de los artículos almacenados.

El control extricto de las existencias se realiza mediante las fichas de almacén, que desarrollaremos a continuación, y los inventarios (éstos los desarrollaremos en otra entrada). Una ficha de almacén es un registro continuo de entradas y salidas de artículos. Puede tratarse de un documento físico y también de un software informático de gestión de almacenes, con bases de datos y con posibilidad de producir impresos físicos.

Los datos que recogen las fichas de almacenes son los siguientes:

  • Código o nombre de identificación de la organización.
  • Nombre del producto y su variedad si existiese.
  • Fecha de realización del pedido.
  • Datos del proveedor.
  • Fecha de entrada en el almacén.
  • Número de factura de la compra del material.
  • Número de serie y/o número de lote de cada producto.
  • Fecha de salida del almacén.
  • Unidad o servicio a quien se entrega el material.
  • Número de unidades compradas, precio unitario y total del producto.

Distribución y reposición del material

Conviene conocer una serie de conceptos relacionados con el tema:

  • Aprovisionar: Actividad destinada a poner a disposición de una organización todos los productos, bienes y servicios, necesarios para su funcionamiento, procedentes del exterior.
  • Suministrar: Actividad que tiene como finalidad aprovisionar de material al almacén y/o a los servicios sanitarios.
  • Suministro interno: Tarea encaminada a abastecer a los distintos servicios desde el almacén.
  • Suministro externo: Tarea encaminada a abastecer el almacén desde el proveedor.

La distribución y reposición del material se lleva a cabo en tres etapas:

  • Identificación del consumo.
  • Reposición de stocks.
  • Seguimiento e información del proceso.

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